Freelancer of consultant via een kantoor? Waar moet je als opdrachtgever op letten?

Je hebt tijdelijk extra capaciteit nodig. Misschien voor een paar maanden, misschien voor een specifiek project. Je hebt geen behoefte aan een vaste aanwerving, maar je moet wel vooruit.

Dan komt de vraag: ga je rechtstreeks in zee met een freelancer of schakel je een kantoor in dat een (freelance) consultant bij jou plaatst?

Op het eerste gezicht lijkt het verschil eenvoudig. Een freelancer werk je rechtstreeks mee samen. Bij een kantoor zit er een extra partij tussen. Dus is het dan puur een kostenkwestie???

De echte vraag is echter: hoeveel verantwoordelijkheid en risico wil je als opdrachtgever zelf dragen?

Rechtstreeks samenwerken met een freelancer

Een freelancer heeft een aantal duidelijke voordelen.

Je hebt rechtstreeks contact met de persoon die het werk uitvoert. Er is geen tussenpersoon en meestal ook minder overhead. Daardoor kan de samenwerking persoonlijk en snel verlopen.

Ook financieel kan een freelancer aantrekkelijk zijn. Je betaalt rechtstreeks voor de prestaties van de zelfstandige en vermijdt de extra servicelaag die een consultancykantoor aanrekent.

Daarnaast kun je heel gericht zoeken naar iemand met specifieke expertise. Heb je bijvoorbeeld drie maanden een ervaren HR-professional nodig voor een concreet project? Dan kan een freelancer perfect passen.

Maar daar staat iets tegenover.

Als opdrachtgever draag je ook zelf een groot deel van de verantwoordelijkheid: je zoekt en selecteert de persoon, controleert de expertise, maakt de afspraken, volgt de samenwerking op en moet nadenken over wat er gebeurt wanneer de freelancer onverwacht uitvalt.

En precies daar zit een belangrijk verschil.

Wat gebeurt er als je freelancer plots wegvalt?

Een freelancer is één persoon.

Wordt die ziek? Heeft die een ander project dat plots meer tijd vraagt? Wil die de samenwerking beëindigen? Dan heb je als opdrachtgever een probleem dat je zelf moet oplossen.

Bij een kantoor dat consultants ter beschikking stelt, is er in principe een organisatie achter de persoon. Dat betekent niet dat elke consultancy automatisch een vervanger klaar heeft staan. Maar een goed kantoor kan wel een vangnet bieden wanneer de consultant uitvalt.

Dat is vooral belangrijk wanneer de opdracht cruciaal is voor je organisatie.

Bij staff augmentation wordt bijvoorbeeld expliciet gewezen op het verschil in continuïteit: bij uitval van een individuele freelancer ligt het vervangingsrisico bij de opdrachtgever, terwijl een kantoor een vervanger kan organiseren.

Met een kantoor "huur" je niet alleen een consultant

Een vaak onderschat voordeel van samenwerken met een kantoor is dat je niet alleen de persoon "huurt".

Je koopt ook een organisatie achter die persoon.

Denk aan:

• selectie en screening van de consultant;

• contractuele en administratieve opvolging;

• een aanspreekpunt wanneer er iets misloopt;

• ondersteuning bij problemen;

• mogelijke vervanging bij langdurige afwezigheid;

• toegang tot een breder netwerk van profielen;

• mogelijkheid om later op te schalen.

Dat betekent natuurlijk niet dat een kantoor automatisch betere consultants heeft dan freelancers.

Er zijn enorm sterke freelancers en minder goede consultancybedrijven.

Het verschil zit vooral in het vangnet rond de consultant.

En dan is er nog compliance

Voor een opdrachtgever is ook de juridische structuur belangrijk.

In België wordt niet alleen gekeken naar wat er op papier staat. Bij de beoordeling of iemand als zelfstandige dan wel als werknemer werkt, spelen onder meer de vrijheid om het werk en de werktijd te organiseren en de mogelijkheid van hiërarchische controle een rol. De concrete uitvoering van de samenwerking is dus belangrijk.

Dat betekent niet dat rechtstreeks samenwerken met een freelancer problematisch is. Integendeel: freelancers zijn een volwaardig en flexibel samenwerkingsmodel.

Maar als opdrachtgever moet je wel begrijpen welke verantwoordelijkheid je aangaat en of de manier waarop de samenwerking in de praktijk verloopt overeenstemt met het gekozen contract.

Een kantoor kan hier een deel van de administratieve en contractuele verantwoordelijkheid opnemen. Dat neemt niet weg dat je als opdrachtgever altijd goed moet weten hoe de samenwerking is georganiseerd.

Daarnaast verwachten sommige opdrachtgevers dat hun suppliers een BV- of NV-structuur hebben terwijl freelancers eerder kiezen voor het statuut van een eenmanszaak of managementvennootschap. En tot slot, niet onbelangrijk, de betaaltermijnen die gangbaar zijn voor de inkomende facturen. Als deze langer dan 60 dagen is, dan kan een freelancer hier mogelijk op afhaken.

Wat als je project groter wordt?

Ook hier zit een verschil.

Stel: je start met één consultant voor drie maanden. Na zes weken blijkt dat het project groter is dan verwacht. Je hebt eigenlijk nog iemand nodig.

Met een freelancer moet je opnieuw op zoek.

Een kantoor met een breder netwerk kan mogelijk sneller een tweede profiel voorstellen. Dat maakt een consultancy- of staffingpartner interessant wanneer je verwacht dat je behoefte nog kan veranderen.

Schaalbaarheid wordt ook door verschillende staffingbronnen genoemd als een belangrijk voordeel van een kantoor tegenover het rechtstreeks inhuren van individuele freelancers.

Maar waarom zou je dan wél rechtstreeks met een freelancer werken?

Omdat een freelancer in sommige situaties gewoon de meest logische keuze is.

Heb je een duidelijk afgebakend project, heb je zelf voldoende expertise om de persoon te selecteren en begeleiden en is de continuïteit niet kritisch?

Dan kan rechtstreeks samenwerken met een freelancer perfect werken.

Je hebt dan:

één persoon → één opdracht → duidelijke afspraken → beperkte duur.

Voor een kort en overzichtelijk project kan dat bijzonder efficiënt zijn.

Het voordeel is bovendien dat je een directe relatie opbouwt. Je weet met wie je werkt, communiceert rechtstreeks en kunt vaak snel schakelen.

Wanneer wordt een kantoor interessanter?

Voor mij wordt de keuze voor een kantoor vooral interessant wanneer de opdracht belangrijker of complexer wordt.

Bijvoorbeeld wanneer:

1. De opdracht bedrijfskritisch is

Als de consultant een cruciale rol speelt in een project dat niet zomaar mag stilvallen, is continuïteit belangrijk.

2. Je zelf weinig tijd hebt om te sourcen en screenen

Een kantoor neemt een deel van die zoektocht uit handen en kan vanuit zijn netwerk geschikte profielen voorstellen.

3. Je een back-up wilt

Je koopt dan niet alleen de capaciteit van één persoon, maar ook een organisatie die kan meedenken wanneer de situatie verandert.

4. Je project kan groeien

Wanneer je vandaag één persoon nodig hebt en morgen misschien drie, kan een partner met een netwerk makkelijker opschalen.

5. Je extra ondersteuning of opvolging verwacht

Een goede partner blijft niet noodzakelijk beperkt tot “hier is de consultant, succes ermee”. Sommige consultancybedrijven voorzien ook evaluatiemomenten, accountmanagement of ondersteuning tijdens de opdracht.

6. Omwille van compliance- en facturatieregels

Een freelancer werkt meestal als eenmanszaak of met een managementsvennootschap terwijl je bedrijf misschien minstens een BV- of NV-structuur verwacht. Verder geldt in veel bedrijven een betaaltermijn op facturen van suppliers van 60 tot 90 dagen. Daar zal ook niet iedere freelancer mee kunnen leven. 

Stel jezelf als opdrachtgever deze vijf vragen

Voor je kiest, zou ik daarom niet beginnen met het tarief.

Begin met deze vragen:

1. Hoe kritisch is deze opdracht voor onze organisatie?

Kan het project een paar weken vertraging verdragen als iemand uitvalt?

2. Hoe goed kunnen we zelf de juiste persoon beoordelen?

Hebben we intern voldoende expertise om kandidaten te screenen en de juiste keuze te maken?

3. Hoeveel tijd willen we zelf investeren in opvolging?

Een freelancer rechtstreeks inschakelen betekent ook zelf meer verantwoordelijkheid opnemen.

4. Wat gebeurt er als de consultant morgen uitvalt?

Heb je zelf een plan B of verwacht je dat je partner daar een oplossing voor biedt?

5. Verwachten we dat onze behoefte verandert?

Als de opdracht kan uitbreiden of veranderen, kan toegang tot een breder netwerk een belangrijke meerwaarde zijn.

Freelancer of kantoor? Kijk naar het totale plaatje

Er is dus geen universeel juiste keuze.

Een freelancer kan interessant zijn wanneer je snelheid, directe samenwerking, specifieke expertise en kostenefficiëntie zoekt voor een duidelijk afgebakende opdracht.

Een kantoor kan interessanter zijn wanneer continuïteit, ontzorging, vervanging, schaalbaarheid en een aanspreekpunt belangrijk zijn.

Het gaat uiteindelijk niet om de vraag wie de beste consultant levert.

Het gaat om de vraag:

“Welke samenwerking past het best bij het risico en de verantwoordelijkheid die wij als opdrachtgever willen dragen?”

Want soms is een freelancer precies wat je nodig hebt.

En soms betaal je liever iets meer voor de zekerheid dat er een organisatie achter je consultant staat.

Dat is geen kwestie van goed of fout. Het is een zakelijke afweging. Ik werk regelmatig samen met een aantal van deze kantoren en kan hierin ook advies formuleren.